外貿(mào)單證流程

2013-03-26 10:36:45 野馬 57

1.客戶詢盤：一般在客戶下正式的Purchase Order之前，都會有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部

，做一些細節(jié)上的了解。
2.報價：業(yè)務(wù)部及時回復客人查詢

，確定貨物品名

，型號，生產(chǎn)廠家

，數(shù)量，交貨期

，付款方式

，包裝規(guī)格及柜型等，并發(fā)出Proforma Invoice 給客戶做正式報價

。
3.得到訂單：經(jīng)過洽談

，收到客戶正式的訂單確認Purchase Order。
4.下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認后

，給工廠下訂單

，安排生產(chǎn)計劃。
5.業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后

，首先做出業(yè)務(wù)審核表

。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明

。合同審批需附上客人訂單傳真件

，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批

，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行

。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的

，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行

。合同審批之后，將PO制成銷售訂單

，交給部門進程員跟進

。
6.下達生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知, 通知工廠按時生產(chǎn)：
6.1：如果是L/C付款的客戶

，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到

，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤

，交貨期能否保障

，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證

。
6.2：如果是T/T付款的客戶

，要確認定金已經(jīng)到賬。
6.3：如果是放帳客戶

，或通過銀行D/P

，D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認

。
7.驗貨：
7.1：在交貨期前一周

，要通知公司驗貨員驗貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的

，要在交貨期一周前

，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的

，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系

，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間

。確定后將驗貨時間通知工廠

。
8.制備基本文件：按照PO，及工廠提供的裝箱資料

，制作出口合同

，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作

，交給單證員）

。
9.商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品

，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同

，發(fā)票等商檢所需資料

。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢

。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條

。
10.租船訂倉：
10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通?div id="jpandex" class="focus-wrap mb20 cf">？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司

。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向

，了解將要安排的出口口岸

，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前

，以及船期能否達到客人要求的交貨期

。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（SHIPPING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙

。
10.2．如果是由賣方支付運費

，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價

，開船口岸等

。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠

，信譽好

，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人

。如客人不同意時要另選客人認可的船公司

。開船前兩周書面定倉，程序同上

。
10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時

，向貨代公司定散貨倉位

。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間

，入倉報關(guān)要求

，等內(nèi)容。
10.4．向運輸公司定倉時

，一定要傳真書面定倉紙

，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容

，以避免差錯

。
11.安排拖柜：
11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜

，裝柜

。拖車公司應(yīng)選擇安全可
靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作

，以確保安全及準時

。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司

，定倉號

，拖柜委托書，注明裝柜時間

，柜型及數(shù)量

，裝柜地址，報關(guān)行

，及裝船口岸等

。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明

，不能晚到

。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號

、車牌號

、司機及聯(lián)系電話等
11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間

、柜型

、訂倉號、訂單號

、車牌號以及司機聯(lián)系電話

。
11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間

、實際裝貨數(shù)量等

，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條

。
12.委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行

，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）

。委托報關(guān)時

，應(yīng)提供一份裝柜資料

，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸

，船公司

，定倉號，柜號

，船開截關(guān)時間

，拖車公司，柜型及數(shù)量

，本公司的聯(lián)系人和電話等

。
13.獲得運輸文件：
13.1．最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理

。補料要按找L/C或客人的要求來做

，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等

，包括要求船公司隨同提單出的船證明等

。
13.2．督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后

，向船公司書面確認提單內(nèi)容

。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人

，得到確認后再要求船公司出正本

。
13.3.及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件

。支付運費應(yīng)做登記

。
14.準備其他文件
14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格

。發(fā)票的日期要確定在開證日之后

，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同

，小寫和大寫金額都要正確無誤

。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭

。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證

，一般要提前20天辦理。
14.2．FORMA原產(chǎn)地證書：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦

。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前

，在發(fā)票日期之后

。未能在發(fā)貨之前辦理的

，要辦理后發(fā)證書

，需提供報關(guān)單，提單等文件

。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物

，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工

。
14.3．一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理

，要求低一些?div id="4qifd00" class="flower right">

？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦

。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理

。
14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)

，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名

，航班次

，開船日，預計抵港日

，貨物及數(shù)量

，金額，包裝件數(shù)

，嘜頭

，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明

，如傳真報告書

，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理

。
14.5．裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況

。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重

，凈重

，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符

。要顯示嘜頭和箱號

，以便于客人查找。裝箱單的重量

，體積要于提單相符

。
15.交單：
15.1．采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)

，備齊全部單證

，并嚴格審單

，確保沒有錯誤，才交銀行議付

。
15.2．采用T/T收匯的

，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人

。
15.3．如果T/T收匯的

，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜

。拿到提單后可立即寄正本提單給客人

。
16.業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記

，便于以后查詢

，統(tǒng)計等。
17.文件存檔：所有的文件包括PO

、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用

。
18.單證員平時應(yīng)注意收集運價變動，船期

，航線

，等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助

。

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